Apostille des documents d’entreprise à Hong Kong : guide complet

La conduite d’affaires internationales nécessite la connaissance de nombreuses subtilités juridiques, en particulier lorsqu’il s’agit de travailler avec des documents. L’apostille est l’un de ces outils – une marque qui confirme l’authenticité d’un document pour son utilisation à l’étranger. En 1961, la Convention de La Haye a établi l’apostillage dans le but de simplifier la procédure de légalisation.

Pour les entreprises qui opèrent ou prévoient d’opérer en dehors de leur juridiction, l’apostille joue l’un des rôles clés. Elle certifie que les documents de l’entreprise, tels que les certificats d’enregistrement, les statuts ou les accords d’entreprise, sont reconnus comme valides à l’étranger.

Hong Kong, en tant que l’une des principales juridictions commerciales internationales, est également partie à la Convention de La Haye. Cela signifie que l’apostille de documents émis à Hong Kong est acceptée dans la plupart des pays du monde, ce qui, à son tour, simplifie considérablement la circulation internationale des documents. Dans cet article, nous examinerons en détail ce qu’est une apostille, quels documents sont soumis à l’apostillage et le processus d’apostillage.

Convention de La Haye sur l’apostille

L’apostille est acceptée dans les pays signataires de la Convention de La Haye. Il est important de vérifier que le pays où il est prévu d’utiliser les documents est signataire de la Convention.

Pays signataires de la Convention de La Haye sur l’apostille (y compris les territoires)

Australie, Autriche, Azerbaïdjan, Albanie, Andorre, Antigua-et-Barbuda, Argentine, Arménie, Bahamas, Barbade, Bahreïn, Biélorussie, Belize, Belgique, Bulgarie, Bosnie-Herzégovine, Botswana, Brésil, Brunei Darussalam, Burundi, Vanuatu, Royaume-Uni, Hongrie, Venezuela, Honduras, Grenade, Grèce, Géorgie, Hong Kong (RAS de la République populaire de Chine), Danemark, Dominique, République dominicaine, Israël, Inde, Irlande, Islande, Espagne, Italie, Cap-Vert, Kazakhstan, Chypre, Kirghizistan, Colombie, Kosovo, Costa Rica, République populaire de Chine, Lettonie, Lesotho, Liberia, Lituanie, Liechtenstein, Luxembourg, Maurice, Macédoine, Malawi, Malte, Maroc, Îles Marshall, Macao (Chine), Mexique, Moldavie, Monaco, Mongolie, Namibie, Pays-Bas, Nicaragua, Niue, Nouvelle-Zélande, Norvège, Oman, Îles Cook, Panama, Paraguay, Pérou, Pologne, Portugal, Fédération de Russie, Roumanie, Salvador, Samoa, Saint-Marin, Sao Tomé-et-Principe, Swaziland, Seychelles, Saint-Vincent-et-les Grenadines, Saint-Kitts-et-Nevis, Sainte-Lucie, Serbie, Slovaquie, Slovénie, États-Unis d’Amérique, Suriname, Tadjikistan, Tonga, Trinité-et-Tobago, Turquie, Ukraine, Ouzbékistan, Uruguay, Fidji, Finlande, France, Allemagne, Croatie, Monténégro, République tchèque, Chili, Suisse, Suède, Équateur, Estonie, Afrique du Sud, Corée du Sud, Japon

La Convention de La Haye de 1961 a jeté les bases de la simplification du processus de reconnaissance des documents étrangers. Avant l’introduction du système d’apostille, les documents destinés à être utilisés à l’étranger devaient subir une longue procédure de légalisation par le biais de consulats et d’ambassades. La Convention a simplifié ce processus en créant une norme unique de certification de l’authenticité des documents.

En tant que partie à la Convention de La Haye, Hong Kong utilise l’apostille pour confirmer l’authenticité des documents d’entreprise émis par des organismes publics ou certifiés par des notaires. L’autorité principale responsable de l’apposition de l’apostille à Hong Kong est la Cour suprême. Cette procédure garantit que les documents apostillés à Hong Kong seront reconnus dans les autres pays signataires de la Convention.

À quelles fins l’apostille est-elle requise ?

L’apostille des documents est nécessaire pour leur reconnaissance officielle et leur utilisation en dehors de Hong Kong. Elle confirme l’authenticité des documents et les rend juridiquement valides dans d’autres pays signataires de la Convention de La Haye. Les principaux cas où une apostille est requise comprennent :

• L’ouverture d’un compte bancaire dans des banques étrangères.
• La fourniture de documents à des partenaires et des contreparties étrangers.
• La participation à des appels d’offres internationaux.
• La représentation des intérêts d’une entreprise dans d’autres juridictions.
• L’admission dans un établissement d’enseignement étranger.
• La formalisation d’un mariage dans un État étranger.
• L’obtention d’un permis de travail, d’un titre de séjour ou d’une citoyenneté dans un autre pays.
• L’enregistrement fiscal dans un autre pays.

L’apostille accélère considérablement le processus de reconnaissance des documents en éliminant le besoin d’une légalisation supplémentaire, et facilite leur utilisation dans les pays signataires de la Convention de La Haye.

Quels documents peuvent être apostillés à Hong Kong ?

Les documents suivants sont soumis à l’apostillage à Hong Kong :

Documents émis par les autorités gouvernementales de Hong Kong concernant des entités juridiques :

• Certificat d’enregistrement (Certificate of Incorporation).
• Formulaire d’enregistrement (NNC1).
• Certificat d’enregistrement commercial (BRC – Business Registration Certificate).
• Statuts de la société (Memorandum and Articles of Association).
• Rapport de données de la société (Company particulars report – analogue à un extrait du registre du commerce).
• Certificat d’enregistrement continu (Certificate of Continuing registration – confirmation du statut actif de l’entreprise).
• Formulaire d’enregistrement annuel – Annual Return (NAR1).
• Formulaire ND2A/ND2B (changements dans la composition des administrateurs/secrétaires).
• Documents concernant le changement de nom de l’entreprise (Certificate on change of name).
• Certificat de résidence fiscale.
• Et tout autre document émis par le Registre des entreprises de Hong Kong (Companies Registry) ou par le Département des recettes internes de Hong Kong (Inland Revenue Department).

Documents émis par le secrétaire d’entreprise :

• Certificat d’exercice de fonctions (Certificate of Incumbency – certificat confirmant les informations sur les bénéficiaires effectifs de l’entreprise).

Documents émis par l’entreprise :

• Certificat d’actions (Share certificate).
• Procès-verbaux de réunions, résolutions du conseil d’administration et des actionnaires.
• Contrats/accords avec des contreparties.
• Procurations.
• Documents prouvant le changement d’actionnaires (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• Registre des actionnaires (register of members).
• Registre des administrateurs (register of directors).
• Registre des secrétaires (register of secretaries).
• Registre des personnes ayant un contrôle significatif (register of significant controllers).

Documents émis par l’auditeur :

• Rapport d’audit.

Documents personnels émis par des autorités gouvernementales ou des établissements d’enseignement :

• Certificats de naissance.
• Certificats de mariage.
• Certificats de décès.
• Diplômes universitaires et certificats scolaires.
• Certificats de casier judiciaire (certificat de non-condamnation).
• Copies de passeports.

Procédure d’apostille à Hong Kong

Il existe 3 (trois) principales méthodes pour apostiller des documents à Hong Kong :

1. Certification du document par l’autorité publique qui l’a émis et apposition de l’apostille à la Cour suprême de Hong Kong.

Cette méthode est généralement la plus applicable aux documents émis par des autorités publiques.

Procédure :

• Commande du document auprès de l’autorité publique.
• Certification du document par l’autorité publique (personne autorisée).
• Transmission du document à la Cour suprême pour l’apposition de l’apostille.

La personne autorisée de l’autorité publique concernée certifie le document, et la Cour suprême authentifie, par le sceau d’apostille, la véracité de la signature de la personne autorisée, sa fonction et/ou le sceau de l’autorité publique.

Dans ce cas, une apostille est apposée sur chaque document : 1 document = 1 sceau d’apostille. Si le document se compose de plusieurs pages, le sceau d’apostille est généralement apposé sur la dernière page du document ou la première. Le document multipage lui-même n’est ni relié par l’autorité publique ni par le tribunal.

Il convient de noter qu’il existe des exceptions. Par exemple, le certificat de résidence fiscale d’une entreprise, émis par le Département des recettes internes de Hong Kong (Inland Revenue Department), ne peut être certifié sans légalisation notariale.

Exemple de sceau d’apostille basé sur une certification par une personne autorisée du Registre des entreprises de Hong Kong (Companies Registry)

Exemple de sceau d’apostille basé sur une certification par une personne autorisée du Département des recettes internes de Hong Kong (Inland Revenue Department)

2. Légalisation notariale du/des document(s) par un notaire à Hong Kong et apposition de l’apostille à la Cour suprême de Hong Kong.

Cette méthode est utilisée pour les documents qui ne sont pas émis par des autorités publiques, mais pour des documents internes de l’entreprise.

Procédure :

• Préparation du document.
• Légalisation notariale.
• Apposition de l’apostille à la Cour suprême de Hong Kong.

Dans ce cas, l’apostille peut être apposée sur l’original du document ou sur sa copie. L’original du document est présenté au notaire, et le notaire peut légaliser cet original ou en faire une copie et légaliser la copie. Ensuite, la Cour suprême de Hong Kong certifie la signature du notaire et le sceau notarial sur l’original ou la copie du document, respectivement.

Cette méthode est généralement applicable aux documents émis non par une autorité publique, mais par l’entreprise elle-même (documents internes). Ou lorsqu’il est nécessaire d’apostiller une combinaison de documents, comprenant à la fois des documents internes et des documents émis par une autorité publique. Dans ce cas, le notaire relie l’ensemble des documents et appose le sceau notarial sur la reliure des documents. Ensuite, le sceau d’apostille est également apposé sur la reliure. Dans ce cas, plusieurs documents peuvent être certifiés par 1 sceau d’apostille :

plusieurs documents reliés ensemble = 1 apostille sur toute la reliure.

Exemple de sceau d’apostille basé sur une légalisation par un notaire à Hong Kong

3. Certification du/des document(s) par un Commissaire aux serments (Commissioner for Oaths) et apposition de l’apostille à la Cour suprême de Hong Kong.

Cette méthode est utilisée lorsqu’il n’est pas possible de certifier le document avec la signature et le sceau d’une autorité publique ou d’un notaire.

Procédure :

• Préparation du document.
• Établissement d’une affidavit (déclaration sous serment/jurée concernant le document) dans un département spécialisé des Affaires intérieures (Home Affairs Department).
• Apposition de l’apostille à la Cour suprême de Hong Kong.

Qui peut faire prêter serment ? – le tribunal et une personne agissant dans le cadre d’une procédure judiciaire peuvent faire prêter serment à un témoin qui est légalement cité ou s’est présenté volontairement devant elle.

La procédure habituelle pour faire prêter serment suppose que la personne prêtant serment doit prononcer ou répéter après l’officier qui fait prêter serment les mots du serment prescrits par la loi. Habituellement, ce type de certification est utilisé en relation avec des procédures judiciaires, lorsqu’il est requis ou autorisé par la loi comme preuve des questions qui y sont énoncées. Mais, dans le cas de la certification d’autres documents, tels que des documents d’entreprise (internes ou émis par une autorité publique), ils peuvent également être certifiés par un tel affidavit et ensuite apostillés par la Cour suprême de Hong Kong. Cependant, cette méthode reste plus une exception qu’une règle pour la certification de ces documents qui, en mode standard, peuvent être certifiés soit par une autorité publique, soit par un notaire.

Exemple de sceau d’apostille, certifié par un Commissaire aux serments à Hong Kong