Апостиль документов компании в Гонконге: полное руководство

Ведение международного бизнеса требует знания множества юридических тонкостей, особенно когда речь идет о работе с документами. Одним из таких инструментов является апостиль — отметка, подтверждающая подлинность документа для его использования за рубежом. В 1961 году Гаагская конвенция закрепила апостилирование с целью упрощения процедуры легализации.  

Для бизнеса, который работает или планирует работать за пределами своей юрисдикции, апостиль играет одну из ключевых ролей. Он удостоверяет, что документы компании, такие как свидетельства о регистрации, уставы или корпоративные соглашения, признаются действительными за границей. 

Гонконг, как одна из ведущих международных бизнес-юрисдикций, также является участником Гаагской конвенции. Это означает, что апостиль документов, выданных в Гонконге, принимается в большинстве стран мира, что в свою очередь значительно упрощает международный документооборот. В этой статье подробно рассмотрим что представляет собой апостиль, какие документы подлежат апостилированию, процесс апостилирования. 

Гаагская конвенция по апостилю 

Апостиль принимается в странах-участницах Гаагской конвенции. Важно убедиться, что страна, в которой планируется использовать документы, является участником Конвенции. 

Страны-участницы Гаагской конвенции по апостилю (включая территории): 

Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Армения, Багамские острова, Барбадос, Бахрейн, Беларусь, Белиз, Бельгия, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бразилия, Бруней-Даруссалам, Бурунди, Вануату, Великобритания, Венгрия, Венесуэла, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Гонконг (САР Китайской Народной Республики), Дания, Доминика, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Кабо-Верде, Казахстан, Кипр, Кыргызстан, Колумбия, Косово, Коста-Рика, Китайская Народная Республика, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Марокко, Маршалловы острова, Макао (Китай), Мексика, Молдавия, Монако, Монголия, Намибия, Нидерланды, Никарагуа, Ниуэ, Новая Зеландия, Норвегия, Оман, Острова Кука, Панама, Парагвай, Перу, Польша, Португалия, Российская Федерация, Румыния, Сальвадор, Самоа, Сан-Марино, Сан Томе и Принсипи, Свазиленд, Сейшельские острова, Сент-Винсент и Гренадины, Сент-Китс и Невис, Сент-Люсия, Сербия, Словакия, Словения, Соединенные Штаты Америки, Суринам, Таджикистан, Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Украина, Узбекистан, Уругвай, Фиджи, Финляндия, Франция, ФРГ, Хорватия, Черногория, Чешская Республика, Чили, Швейцария, Швеция, Эквадор, Эстония, ЮАР, Южная Корея, Япония 

Гаагская конвенция 1961 года заложила основы для упрощения процесса признания иностранных документов. Прежде чем была введена система апостиля, документы, предназначенные для использования за рубежом, должны были проходить длительную процедуру легализации через консульства и посольства. Конвенция упростила этот процесс, создав единый стандарт удостоверения подлинности документов. 

Как участник Гаагской конвенции, Гонконг использует апостиль для подтверждения подлинности корпоративных документов, выданных государственными органами или заверенных нотариусами. Основной орган, ответственный за проставление апостиля в Гонконге, — Верховный суд. Такой порядок гарантирует, что документы, апостилированные в Гонконге, будут признаны в других странах-участниках Конвенции. 

Для каких целей требуется апостиль документов? 

Апостиль документов необходим для их официального признания и использования за пределами Гонконга. Он подтверждает подлинность документов и делает их юридически действительными в других странах, подписавших Гаагскую конвенцию. Основные случаи, когда требуется апостиль, включают: 

• Открытие банковского счета в зарубежных банках. 
• Предоставление документов иностранным партнерам и контрагентам. 
• Участие в международных тендерах. 
• Представление интересов компании в других юрисдикциях. 
• Поступление в иностранное учебное заведение. 
• Оформление брака в иностранном государстве 
• Получение разрешения на работу, вида на жительство или гражданства в другой стране. 
• Налоговая регистрация в другой стране. 

Апостиль значительно ускоряет процесс признания документов, устраняя необходимость в дополнительной легализации, и облегчает их использование в странах-участниках Гаагской конвенции. 

На какие документы может быть поставлен апостиль в Гонконге? 

Апостилированию в Гонконге подлежат следующие документы: 

Документы, выданные государственными органами Гонконга в отношении юридических лиц: 

• Свидетельство о регистрации (Certificate of Incorporation). 
• Регистрационная форма (NNC1). 
• Свидетельство о регистрации бизнеса (BRC). 
• Устав компании (Memorandum and Articles of Association). 
• Company particulars report (аналог выписки из торгового реестра). 
• Сертификат Continuing registration (подтверждение действующего статуса компании). 
• Ежегодная регистрационная форма Annual Return (NAR1). 
• Форма ND2A/ND2B (изменения в составе директоров/секретарей). 
• Документы об изменении наименования компании (Certificate on change of name). 
• Сертификат налогового резидентства 
• И любые другие документы, выданные Реестром компаний Гонконга или Департаментом Внутренних Доходов Гонконга. 

Документы, выданные корпоративным секретарем: 

• Certificate of Incumbency (сертификат, подтверждающий информацию о бенефициарах компании). 

Документы, выпушенные компанией: 

• Сертификат акций (Share certificate). 
• Протоколы собраний, решения совета директоров и акционеров. 
• Договоры/контракты/соглашения с контрагентами; 
• Доверенности; 
• Документы, подтверждающие смену акционеров (Sold & Bought note, Instrument of Transfer) 
• Реестр акционеров (register of members) 
• Реестр директоров (register of secretaries) 
• Реестр секретарей (register of secretaries) 
• Реестр контролирующих лиц (register of significant controllers) 

Документы, выпущенные аудитором: 

• Аудиторское заключение 

Личные документы выпущенные государственными органами или образовательными учреждениями: 

• Свидетельства о рождении 
• Свидетельства о браке 
• Свидетельства о смерти 
• Дипломы университетов и школьные сертификаты 
• Справки о несудимости 
• Копии паспортов 

Процедура апостилирования в Гонконге 

В Гонконге есть 3 (три) основных способа апостилировать документы: 

1. Заверение документа государственным органом, выдавшим его и проставление апостиля Верховном суде Гонконга. 

Данный способ, как правило, наиболее применим к документам, которые выпускаются государственными органами. 

Процедура: 

• Заказ документа в государственном органе. 
• Заверение документа государственным органом (уполномоченным лицом). 
• Передача документа в Верховный суд для проставления апостиля. 

Уполномоченное лицо соответствующего госоргана заверяет документ и верховный суд удостоверяет штампом апостиля подлинность подписи уполномоченного лица, его должность и/или штампа госоргана.  

В данном случае на каждый документ проставляется один апостиль: 1 документ = 1штап апостиля. Если документ состоит из нескольких страниц, то штамп апостиля как правило ставится на последнюю страницу документа или первую. Сам многостраничный документ ни госорганом не судом не прошивается.  

Стоит отметить, что есть и исключения. Так, например, сертификат налогового резидентства на компанию, который выпускается Департаментом внутренних доходов Гонконга не может быть заверен без нотариального заверения. 

Пример штампа апостиля на основе заверения уполномоченным лицом Реестра компаний Гонконга:

Пример штампа апостиля на основе заверения уполномоченным лицом Департамента внутренних доходов Гонконга :

2. Заверение документа/документов нотариусом в Гонконге и проставление апостиля Верховном суде Гонконга. 

Этот способ используется для документов, которые не выпускаются государственными органами, а для внутренних документов компании. 

Процедура: 

• Подготовка документа. 
• Нотариальное заверение. 
• Проставление апостиля в Верховном суде Гонконга. 

В данном случае, апостиль может быть проставлен на оригинал документа или его копию. Нотариусу предоставляется оригинал документа, и нотариус может заверить данный оригинал или снять копию с оригинала и заверить копию. Далее, Верховный суд Гонконга заверят подпись подписи нотариуса и нотариального штампа на оригинале или копии документа соответственно. 

Данный способ, как правило, применим к документам, которые выпущены не госорганом, а компаний (внутренние документы). Или когда нужно апостиллировать комбинацию документов, состоящих как из внутренних, так и документов, выпущенных госорганом. В данном случае, нотариус прошивает весь комплект документов и ставить нотариальный штамп на сшивку документов. Далее, проставляется штамп апостиля также на сшивку. В данном случае, может быть, несколько документов заверенные 1 штампом апостиля: несколько документов, сшитых вместе = 1 апостиль на все сшивку. 

Пример штампа апостиля на основе заверения нотариусом в Гонконге:

3. Заверение документа/документов комиссионером по клятвам и проставление апостиля Верховном суде Гонконга. 

Данны способ используется тогда, когда нет возможности заверить документ подписью и штампом государственного органа или нотариуса.  

Процедура: 

• Подготовка документа. 
• Проставление аффидевита (дача клятвы/присяги в отношении документа) в специализированном департаменте Home affairs. 
• Проставление апостиля в Верховном суде Гонконга. 

Кто может приводить к присяге? – суд и лицо, действующее в судебном порядке, могут привести к присяге свидетеля, который вызван на законных основаниях или добровольно предстал перед ним. 

Обычный порядок приведения к присяге предполагает, что принимающий присягу должен произнести или повторить за должностным лицом, приводящим к присяге, слова присяги, предписанные законом. 

Обычно этот вид заверения используется в связи с судебными разбирательствами, когда это требуется или разрешено законом в качестве доказательства изложенных в нем вопросов. Но, в случае с заверением иных документов, таких как документы компании (внутренние или выданные государственным органом), то они также могут быть заверены таким аффидевитом и в последствии апостиллированы Верховным судом Гонконга. Но, все же этот способ является более исключением, нежели правилом в заверении тех документов, которые в стандартном режиме могут быть заверены либо государственным органом, либо нотариусом. 

Пример штампа апостиля, заверенного комиссионером по клятвам в Гонконге: