Особенности системы облачного бухучёта Xero Cloud Accounting

Управление финансами и бухгалтерия в малом и среднем предприятии – сложная и трудоёмкая задача. Даже такие лояльные к предпринимателю юрисдикции, как Гонконг все равно требуют своевременной сдачи отчётности и регулярного аудита.

Цифровизация экономит труд и время, одновременно повышая надёжность и снижая количество ошибок, как неизбежного следствия человеческого фактора. Облачные решения в сфере бухучёта облегчают предпринимателю жизнь, радикально сокращая бумажный документооборот. В сегодняшней статье мы рассмотрим одно из таких решений — Xero Cloud Accounting, облачную систему бухучёта.

1. Чем программное обеспечение для ведения бухучета полезно для вашего бизнеса?

Опрос руководителей более чем 150 малых предприятий Гонконга, проведённый в октябре 2017 года социологической группой Colmar Burton показал, что:

• В среднем владельцы МСБ в Гонконге тратят до 16,5 часа на ручное введение данных и сверку банковской документации
• У 32 % предпринимателей этот процесс занимает от 20 до 50 часов ежемесячно
• Более двух третей (69 %) малых предпринимателей назвали проверку банковских выписок одной из ключевых проблем, возникающих при ведении бизнеса в САР
• 19 % назвали бумажную бухгалтерию и сопряжённые с этим финансовые и временные издержки самой крупной расходной статьёй своего бизнеса.

По данным опроса 2017 года, 27,8 процента предпринимателей пользовались традиционной бухгалтерией, 49 процентов прибегали к помощи Excel и аналогичных табличных редакторов, а 22,2 – прибегали к помощи облачных решений. К январю 2020 года доля предпринимателей, применявших облачные технологии, достигла 62 %, однако не менее трети предпринимателей по-прежнему пользуются «Экселем».

Именно поэтому облачные сервисы, экономящие бизнесу время и деньги – реальное конкурентное преимущество.

2. Что такое XERO?

Xero Cloud Accounting – облачный сервис, предоставляющий предпринимателям услуги по бухгалтерскому учёту онлайн, он даёт возможность работать из любого места и делиться финансовой документацией с неограниченным количеством других пользователей. Интерфейс сервиса создан таким образом, чтобы предоставлять максимальное удобство всем пользователям, а не только специалистам по кадрам или бухучету.

С момента основания в 2006 году компания XERO выросла из небольшого новозеландского стартапа до крупного оператора бухгалтерских услуг с более чем 2 миллионов подписчиков по всему миру.

3. Основные преимущества XERO

К наиболее важным преимуществам системы Xero Cloud Accounting следует отнести:

• Лёгкую интеграцию со сторонними приложениями. В общей сложности система может взаимодействовать с более чем 400 приложений на различных платформах – Windows, Mac, Android, операционных системах с открытым кодом.
• Удобство использования. Xero позволяет пользователю самостоятельно создавать бизнес-аккаунты на своей платформе, добавлять клиентов, создавать счета и интегрировать аккаунт с существующими корпоративными счетами.
• Простоту освоения. Интерфейс системы интуитивно понятен и доступен к освоению за считаные минуты, а многочисленные FAQ, подробные инструкции и видео ещё больше облегчат интеграцию новых пользователей.
• Экономию времени. Оптимизация процессов позволяет руководителям беречь своё время и время сотрудников.
• Безопасность. Многоуровневая система защиты делает Xero отличным выбором, позволяя защитить ценную информацию от происков конкурентов и кибер-мошенников. В отличие от PDF-файлов и бумажной документации, электронные счета значительно сложнее подделать.

4. Возможности Xero Cloud Accounting

Система Xero предлагает клиентам:

• Удобство оплаты счетов через Интернет. Все ваши счета будут собраны в одном месте, в удобной и наглядной форме, доступны из любой точки. Всего один клик отделяет пользователя системы от обзора счетов, ожидающих оплаты, просмотра и утверждения черновиков. Всё это позволит избежать штрафов за просрочку платежей и поддерживать отличные отношения с поставщиками и контрагентами.
• Контроль над расходами сотрудников – система обрабатывает фотографии чеков при помощи оптического распознавания, что позволит оперативно компенсировать расходы сотрудников, а также, пользуясь аналитическими алгоритмами системы, планировать перспективные расходы.
• Мониторинг текущих проектов – все ваши проекты будут представлены в наглядной форме, а инструменты системы позволят узнать, сколько времени занимает реализация того или иного проекта, оценивать темпы выполнения, сроки и рентабельность.
• Классификацию счетов и слияние дублирующихся документов: если Xero обнаружит совпадающие счета, она поставит вас в известность и для исправления положения будет достаточно нажатия одной кнопки.
• Настраиваемые уведомления на электронную почту – вы сможете сами выбрать, какие уведомления нужно получать, а также определить круг получателей уведомлений.
• Удобную и простую загрузку счетов и квитанций – достаточно сделать фотографию или загрузить в систему отсканированный документ и Hubdoc, одно из интегрированных в Xero приложений, распознает его, добавит ключевую информацию в черновик транзакции, и сохранит документ в облаке.
• Возможность подключения банковских аккаунтов и проведение транзакций день в день – вы можете подключать несколько счетов в различных банках, проводить ежедневную сверку и следить за движением средств.
• Невероятное удобство при проведении инвентаризации – информация из счетов-фактур и накладных систематизируется, и вы в любой момент времени будете знать о наличных запасах и необходимости их пополнить.

5. Сколько это стоит?

XERO предлагает три тарифных плана – Starter, Standard и Premium, с особенностями каждого и стоимостью вы можете ознакомиться в таблице. Сверка транзакций, аналитические инструменты и Hubdoc доступны на всех тарифах.

Каждый план предусматривает подключение дополнительных опций:

• Мониторинг проектов (7 USD/месяц)
• Контроль над расходами сотрудников (4 USD/месяц)

Менеджеры и специалисты VitaLiberta помогут подобрать оптимальный тарифный план исходя из потребностей вашего бизнеса.