Adresse légale à Hong Kong : aspects clés et conseils pour votre entreprise

L’adresse légale d’une entreprise à Hong Kong (ou adresse d’enregistrement) n’est pas seulement une formalité, mais un des éléments clés pour un enregistrement réussi et la conduite ultérieure des affaires dans cette juridiction internationale. Le choix de l’adresse légale influence non seulement la conformité à la législation, mais aussi la réputation commerciale de votre entreprise. Dans cet article, nous examinerons en détail tous les aspects liés au choix, à l’enregistrement et au maintien de l’adresse légale d’une entreprise à Hong Kong.

Adresse légale de l’entreprise à Hong Kong

À Hong Kong, l’adresse légale de l’entreprise est une condition obligatoire pour son enregistrement, et cette adresse doit répondre à certaines exigences légales.

Conformément à la section 658 du chapitre 622 de l’Ordonnance sur les sociétés (Companies Ordinance), toutes les entités légales sont tenues d’avoir une adresse légale à l’intérieur des limites de Hong Kong. L’adresse doit être physique, ne pas être une boîte postale, et doit permettre de recevoir des notifications des organes gouvernementaux de Hong Kong.

En cas de violation des sous-sections de cette exigence, l’entreprise et chaque personne responsable sont considérées comme ayant commis un délit. Dans un tel cas, une amende de 50 000 dollars de Hong Kong (HKD) est imposée à l’entreprise et aux personnes responsables, ainsi que jusqu’à 1 000 dollars de Hong Kong pour chaque jour où l’infraction n’est pas corrigée.

Il convient également de noter que l’adresse légale de l’entreprise, même dans le cas où l’entreprise est étrangère mais exerce une activité légale à Hong Kong, elle est obligée d’avoir une adresse légale enregistrée sur le territoire de la R.A.S.

Pour que l’adresse légale de votre entreprise réponde à toutes les exigences nécessaires, elle doit satisfaire aux critères suivants :

• Localisation physique : L’adresse doit être située dans les limites de Hong Kong.
• Accessibilité : Il doit être possible de recevoir du courrier à cette adresse spécifique pendant les heures de bureau.
• Identification du nom de l’entreprise : Le nom de l’entreprise doit être clairement indiqué sur une enseigne à l’entrée.

Différence entre adresse légale et adresse réelle

Il est nécessaire de distinguer clairement l’adresse légale et l’adresse réelle de conduite des affaires. À savoir :

• Adresse légale : Adresse physique de l’entreprise enregistrée auprès des organes gouvernementaux de Hong Kong, à laquelle les organes gouvernementaux peuvent envoyer du courrier officiel. Selon la législation, cette adresse doit être située sur le territoire de Hong Kong.
• Adresse réelle : Adresse physique où l’entreprise mène effectivement une activité commerciale visant à réaliser des bénéfices. L’emplacement de l’adresse réelle n’est pas restreint par la législation — il peut être à Hong Kong ou en dehors de Hong Kong. C’est l’adresse où le fondateur, le directeur ou d’autres employés se trouvent physiquement et travaillent réellement, effectuant une activité opérationnelle. Y compris, cela peut être l’adresse personnelle du directeur ou du fondateur, s’ils travaillent depuis leur domicile.

Le gouvernement de la R.A.S. de Hong Kong envoie chaque année des lettres aux entreprises du Département des statistiques et du Inland Revenue (Département des recettes internes). Étant donné que l’adresse légale de votre entreprise est la seule information dont dispose le gouvernement pour vous envoyer des notifications officielles, par exemple des déclarations fiscales du Inland Revenue Department ou des enquêtes du Census and Statistics Department, il est crucial pour vous, en tant que directeur de l’entreprise, de choisir la bonne adresse et de traiter ces documents en temps utile.

Pour recevoir la correspondance commerciale de clients et partenaires, échanger des échantillons de produits, tenir des réunions d’affaires, l’adresse réelle de l’entreprise est généralement utilisée. Cela aide à préserver le secret commercial et assure la commodité de recevoir les documents directement entre les mains des personnes autorisées.

De plus, le fait que l’entreprise ait une adresse réelle en dehors de Hong Kong fournit un argument supplémentaire pour l’application du principe de territorialité en matière d’imposition, afin d’exonérer de l’impôt les bénéfices de l’entreprise provenant de sources extérieures à Hong Kong.

Documents à conserver à l’adresse légale de l’entreprise

Conformément à l’Ordonnance sur les sociétés de Hong Kong, une entreprise est tenue de conserver ses registres et documents sociaux soit à son adresse légale, soit en un autre lieu officiellement enregistré à Hong Kong. Les documents qui doivent être conservés incluent :

• Le registre des actionnaires (section 627).
• Le registre des contrôleurs (section 653H).
• Le registre des administrateurs (section 641).
• Le registre des secrétaires de société (section 648).
• Le registre des charges (section 352).
• Les copies des documents créant des charges (section 351).
• Le registre des détenteurs d’obligations (section 308).
• Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales (sections 481, 483, 618).

Ces documents peuvent être conservés en un autre lieu sur le territoire de Hong Kong, mais il est nécessaire d’en informer le Registre des sociétés dans les 15 jours suivant leur dépôt.

De plus, à l’adresse d’enregistrement de l’entreprise doivent être conservés le Certificat d’incorporation et le Certificat d’enregistrement d’entreprise (Business Registration Certificate) en vigueur.

Types d’adresses légales

Le choix de la bonne adresse légale est une étape importante lors de l’enregistrement d’une entreprise à Hong Kong. Examinons les principales options disponibles :

Adresse fournie par le secrétaire corporatif

À Hong Kong, il est pratique courante d’utiliser les services d’un secrétaire de société agréé, qui, en particulier, a le droit de fournir une adresse légale aux entreprises sur la base de sa licence, obtenue auprès du Registre des sociétés de Hong Kong.

Généralement, l’adresse légale pour une durée d’1 an est déjà incluse dans le forfait d’enregistrement de l’entreprise et est par la suite renouvelée selon le mode standard avec toutes les autres procédures nécessaires prévues par la législation.

Le secrétaire de société mène ses activités de manière professionnelle et assure la réception du courrier des organes gouvernementaux, le traite rapidement et en informe les personnes autorisées de l’entreprise.

De plus, le secrétaire de société conserve tous les documents prescrits par la loi à l’adresse d’enregistrement de l’entreprise, prend les mesures nécessaires pour les tenir à jour. Le secrétaire assure également la disponibilité du nom de votre entreprise à l’adresse d’enregistrement.

L’utilisation de l’adresse légale du secrétaire est une option fiable, permettant d’éviter des problèmes lors de la réception ou du traitement en temps opportun des notifications gouvernementales.

De plus, cette option est la plus économiquement avantageuse pour les entreprises qui ne disposent pas de leurs propres locaux sur le territoire de Hong Kong.

Il est important de noter que l’utilisation de l’adresse légale du secrétaire ne fournit pas les conditions pour la reconnaissance de la source des bénéfices de l’entreprise à Hong Kong. Le secrétaire de société est un rôle légalement établi dans l’entreprise, et les paiements au secrétaire ainsi que l’utilisation de son adresse légale n’influencent pas la source des bénéfices de l’entreprise, ce qui est important pour prouver l’absence de source de bénéfices sur le territoire de Hong Kong afin d’obtenir une exemption d’imposition sur les bénéfices.

Adresse virtuelle

Il s’agit d’une adresse fournie par un locataire direct ou un sous-locataire. Généralement, ce type de location n’implique pas la présence physique de l’entreprise à cette adresse. Il est important de s’assurer que le bailleur peut garantir la réception et le traitement en temps opportun du courrier des organes gouvernementaux. En outre, la question du stockage des registres de l’entreprise est assez problématique. Étant donné qu’aucun espace de travail n’est attribué à l’entreprise à cette adresse pour stocker les registres et documents de l’entreprise.

L’opportunité d’utiliser une adresse virtuelle séparément de celle fournie par le secrétaire n’est absolument pas évidente et est même, à bien des égards, contre-productive. De plus, ce sera une option de location plus coûteuse et moins sécurisée en termes de stockage de la documentation.

Location de bureau ou d’espace de travail

Ce n’est pertinent que lorsque votre entreprise a besoin d’avoir une présence physique sur le territoire de Hong Kong et de fournir des postes de travail à son personnel.

C’est sans aucun doute l’option la plus coûteuse, des dizaines voire des centaines de fois plus chère que l’utilisation d’une adresse légale fournie par un secrétaire de société. Cela est dû au fait que le coût de l’immobilier et de sa location à Hong Kong est extrêmement élevé.

Que ce soit pour la location d’un bureau ou d’un espace de travail, l’entreprise doit avoir du personnel qui recevra et traitera le courrier des organes gouvernementaux.

L’existence d’un bureau physique et d’employés à Hong Kong peut également affecter les obligations fiscales de l’entreprise, car cela peut indiquer que les affaires sont menées directement sur le territoire de la R.A.S.

Il faut également veiller au stockage sécurisé et à la mise à jour des registres et documents obligatoires de l’entreprise.

Parmi les avantages, on peut souligner le prestige pour l’entreprise et la présence d’une substance sur le territoire de Hong Kong.

Adresse domiciliaire

Une adresse résidentielle peut être utilisée comme adresse légale (du moins la loi n’en prévoit pas d’interdiction directe), cependant il est important de s’assurer que le contrat de location conclu avec le bailleur permet une telle utilisation. Dans la plupart des cas, les bailleurs ne concluent pas de contrats autorisant l’utilisation de leur bien immobilier résidentiel à des fins commerciales.

Si vous êtes propriétaire du logement, alors un contrat de location ne sera pas nécessaire et l’utilisation comme adresse légale de votre propre entreprise (lorsque le propriétaire du bien coïncide avec l’actionnaire ou le directeur de la société) sera possible. Cependant, dans ce cas, il faut s’assurer qu’une telle utilisation de votre logement n’est pas restreinte par les règlements de l’immeuble ou du bâtiment. Il faut également garder à l’esprit que tous les types d’activités ne peuvent pas être enregistrés dans un local d’habitation.

Si une entreprise est enregistrée à l’adresse d’un appartement résidentiel, une plaque portant son nom doit être installée sur la porte.

De plus, il faut prendre en compte que les coursiers des organes gouvernementaux ou des partenaires livreront le courrier à l’adresse légale, et ce mouvement constant peut créer un inconfort pour les autres résidents et provoquer leur mécontentement.

Changement d’adresse légale : agir correctement

L’adresse d’enregistrement de l’entreprise, indiquée dans les documents d’enregistrement, est considérée comme l’adresse officielle d’enregistrement de l’entreprise à partir de la date de l’enregistrement public et jusqu’à ce que l’organisme d’enregistrement reçoive une notification de changement d’adresse d’enregistrement conformément à la sous-section 3 de l’Ordonnance.

Pour changer l’adresse légale d’une entreprise, il est nécessaire de notifier :

1. Le Registre des sociétés de Hong Kong en soumettant le formulaire NR1 (« Notice of Change of Address of Registered Office » – Avis de changement d’adresse du siège enregistré).
2. Le Département des impôts en soumettant le formulaire IRC3111A.
3. Si l’entreprise détient une licence spécialisée, il est nécessaire de notifier l’organisme de supervision correspondant.

Les autorités gouvernementales doivent être notifiées dans les 15 jours suivant la date du changement.

De plus, avant de soumettre les formulaires, il est nécessaire de formaliser une résolution interne de l’entreprise, qui doit être approuvée par le directeur.

Si vous n’avez pas notifié le changement d’adresse, cela est considéré comme une infraction grave. Conformément à la section 658(5) de l’Ordonnance sur les sociétés (ch. 622), le défaut de notification par l’entreprise et ses personnes responsables du changement d’adresse constitue une violation de la loi. Cela peut entraîner une amende de niveau 5, le tribunal pouvant infliger une amende allant jusqu’à 50 000 dollars de Hong Kong. De plus, une amende supplémentaire de 1 000 dollars par jour peut être imposée tant que l’infraction se poursuit.

Lors du changement d’adresse légale, il est également important de ne pas oublier d’informer ses partenaires, ses banques et ses institutions financières.

Liste de contrôle des actions après un changement d’adresse légale

Après le changement réussi de l’adresse légale de l’entreprise, il est important d’effectuer plusieurs étapes clés pour informer toutes les parties concernées et mettre à jour les informations dans les documents. Informez les clients et les consommateurs, en vous assurant qu’ils sont au courant du changement d’adresse. Avertissez les banques et les compagnies d’assurance, apportez des modifications à leurs bases de données pour éviter d’éventuels problèmes avec les opérations. Communiquez avec les fournisseurs et les prestataires de services, car c’est important pour une livraison et une prestation de services en temps opportun. Mettez à jour la nouvelle adresse sur le site web de l’entreprise et dans les autres correspondances, en veillant à ce que vos coordonnées soient à jour sur toutes les plateformes publiques. Modifiez l’adresse sur les en-têtes de lettres, les enveloppes, les cartes de visite et les factures. Placez un avis sur la porte du nouveau bureau ; si l’enseigne n’est pas encore prête, placez un avis temporaire pour éviter que le courrier postal ne se perde. Ces étapes aideront à assurer le fonctionnement continu de l’entreprise et le maintien d’informations à jour pour toutes les parties concernées.