Exigences réglementaires annuelles pour les entreprises à Hong Kong

Hong Kong est un lieu attractif pour les entreprises. En tant que l’un des principaux centres financiers mondiaux, cette région administrative de la Chine devient chaque année un point d’attraction pour les entreprises de toutes tailles. Un climat commercial favorable, un système juridique stable et un flux constant d’innovations offrent aux entreprises les meilleures conditions de travail. 

Cependant, comme tout autre État, Hong Kong a un certain nombre d’exigences réglementaires obligatoires nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Examinons les principales dans cet article. 

• Renouvellement annuel de l’enregistrement de l’entreprise. Cela implique la mise en œuvre d’un ensemble d’exigences légales telles que la prolongation de l’adresse enregistrée de l’entreprise et les services d’un secrétaire d’entreprise agréé, l’émission d’un certificat d’enregistrement d’entreprise valide (BRC) auprès du Département des recettes intérieures et le dépôt d’une Déclaration annuelle auprès du Registre des entreprises, etc. 
• Déclaration financière annuelle, audit et Déclaration de l’impôt sur les bénéfices. Une exigence obligatoire des autorités de Hong Kong pour toutes les entreprises exerçant des activités sur son territoire. La clôture de l’exercice financier comprend la préparation et l’audit des états financiers annuels, ainsi que le dépôt d’une déclaration fiscale sur le formulaire BIR-51. 
• Dépôt des rapports sur le personnel. Chaque entreprise est tenue de déposer deux types de rapports au cours de l’année – Formulaire 6(F)1 (salaires et contributions aux pensions) et l’enquête trimestrielle sur l’emploi et les vacances menée annuellement par le Département du recensement et des statistiques. Si l’entreprise emploie du personnel local, un rapport supplémentaire au Fonds de prévoyance obligatoire doit être fourni mensuellement. 

Nous examinerons chaque point plus en détail et vous parlerons de toutes les procédures nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise à Hong Kong. 

Renouvellement annuel 

Que signifie et implique le renouvellement d’une entreprise à Hong Kong? 

Le renouvellement d’une entreprise est aussi important que son enregistrement initial et a lieu une fois par an à la date anniversaire de l’entreprise. Les obligations de renouvellement sont liées à la satisfaction des exigences de l’Ordonnance sur les sociétés adoptée à Hong Kong et de l’Ordonnance sur l’enregistrement des entreprises (Cap. 310). 

Il existe un certain nombre d’obligations spécifiques nécessaires pour se conformer aux exigences légales de Hong Kong. Chaque entreprise opérant dans la ville est tenue de renouveler son enregistrement d’entreprise et de fournir certaines informations à jour en temps opportun. 

Le respect des délais garantit le bon fonctionnement de l’entreprise et permet d’éviter d’éventuels problèmes juridiques. Examinons toutes les caractéristiques du renouvellement de l’entreprise plus en détail et mettons en évidence les points clés affectant les activités de votre entreprise à Hong Kong. 

Une adresse légale valide et son extension pour une période d’un an 

Selon la Section 658 de l’Ordonnance sur les sociétés, chaque entreprise doit avoir une adresse enregistrée valide à Hong Kong, qui sert de canal officiel de communication entre l’entreprise et les agences gouvernementales. En utilisant l’adresse enregistrée, le gouvernement notifie aux entreprises toutes les demandes légales et corporatives, ainsi que les changements et les exigences. 

Secrétaire d’entreprise 

Selon l’Ordonnance sur les sociétés (Cap. 622), il est obligatoire pour toutes les entreprises opérant à Hong Kong d’avoir un secrétaire d’entreprise. C’est le secrétaire d’entreprise qui fournit à l’entreprise un bureau enregistré pour une période de 1 an (jusqu’au prochain renouvellement). 

Le secrétaire est le lien entre l’entreprise et les autorités gouvernementales. Sa fonction principale est de s’assurer que l’entreprise se conforme à toutes les exigences réglementaires. 

Certificat d’enregistrement d’entreprise (BRC) 

Cadre juridique 

En vertu de l’Ordonnance sur l’enregistrement des entreprises (Cap. 310) (“BRO”), toutes les personnes et entités exerçant des activités commerciales à Hong Kong, sauf exemption spécifique, doivent enregistrer leur entreprise auprès du Bureau d’enregistrement des entreprises du Département des recettes intérieures. 

Définition de l’entreprise 

Le terme “entreprise” englobe toute forme de commerce, de commerce, d’artisanat, de profession, de vocation ou d’autres activités exercées à but lucratif. Cette définition inclut également les clubs. 

Obligations d’enregistrement 

• Entreprises locales : Chaque entreprise incorporée à Hong Kong est considérée comme exerçant des activités commerciales et doit s’enregistrer en vertu du BRO. 
• Entreprises étrangères : Les entreprises non hongkongaises enregistrées en vertu de l’Ordonnance sur les sociétés sont également considérées comme exerçant des activités commerciales et doivent se conformer aux exigences d’enregistrement. 
• Bureaux de représentation : Toute société non hongkongaise ayant un bureau de représentation ou de liaison à Hong Kong doit s’enregistrer en vertu du BRO. 
• Location de biens : Les sociétés non hongkongaises qui louent des biens situés à Hong Kong sont également tenues de s’enregistrer. 

Enregistrement commercial valide 

Toutes les entreprises opérant à Hong Kong sont tenues de posséder un certificat d’enregistrement d’entreprise (BRC) valide. Ce certificat, délivré par le Département des recettes intérieures (IRD) de Hong Kong, peut être valable pour un ou trois ans. Exercer une activité sans BRC valide est illégal. 

Exigences d’affichage 

Le BRC actuel doit être affiché de manière bien visible à l’emplacement de l’entreprise ou de la succursale. Il doit être facilement accessible pour une inspection officielle sur demande. Si le BRC est délivré sous forme de dossier électronique, une copie imprimée doit être affichée dans un endroit visible. 

Processus de renouvellement 

Le renouvellement du BRC implique le paiement d’une redevance gouvernementale et l’obtention d’une version mise à jour du certificat chaque année. Le non-renouvellement du BRC peut entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 3 500 HK$. Les violations répétées peuvent entraîner des sanctions plus sévères, y compris la suspension temporaire des activités commerciales à Hong Kong. 

Formulaire de déclaration annuelle (NAR1) 

Toutes les entreprises opérant légalement à Hong Kong sont tenues de déposer une déclaration annuelle (formulaire NAR1) (télécharger le formulaire) auprès du Registre des entreprises. En termes simples, il s’agit d’une notification annuelle à l’État concernant les changements survenus dans votre entreprise au cours de l’année. 

Hong Kong impose un délai strict pour le dépôt d’un rapport annuel – 42 jours à compter de la date anniversaire de l’entreprise. Ne pas respecter ce délai pour soumettre un rapport NAR1 peut entraîner des amendes substantielles et, dans certains cas, des poursuites judiciaires. Pour garantir la conformité et éviter tout risque juridique, contactez les experts de Vita Liberta Limited. Nous aiderons votre entreprise à rester conforme et opérationnelle. 

Ne pas respecter le délai de dépôt d’un rapport annuel peut entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 3 480 HK$. De plus, les entreprises qui ne respectent pas les délais risquent d’être radiées du registre, ce qui entraînera la suspension des opérations. À Hong Kong, il existe une gradation des amendes pour non-respect du délai de dépôt d’un rapport annuel ; examinons de plus près l’exemple d’une entreprise privée locale. 

Décomposition détaillée de la Déclaration Annuelle (Formulaire NAR1) 

Le formulaire NAR1 contient des informations essentielles sur une entreprise. Voici une explication détaillée des sections incluses dans le formulaire : 

• Numéro de l’entreprise qui peut être trouvé dans le coin supérieur droit du document Certificat de constitution. 
• Nom de l’entreprise. Le nom complet de l’entreprise, soit en anglais soit en chinois traditionnel, doit correspondre au nom figurant sur le Certificat de constitution ou sur le Certificat de changement de nom. 
• Type d’entreprise. Seuls trois types d’entités commerciales de Hong Kong sont tenus de déposer la Déclaration Annuelle : Société Publique, Société à Responsabilité Limitée par Garantie, Société Privée à Responsabilité Limitée. 
• Date de constitution. La date officielle de création de l’entreprise, telle qu’indiquée dans le Certificat de constitution. 
• Adresse. L’adresse du siège social où l’entreprise reçoit les notifications officielles du gouvernement de Hong Kong. 
• Capital social. Le capital investi est indiqué en montant et en valeur des actions, représentant le capital apporté de l’entreprise. 
• Secrétaire d’entreprise. Informations sur la personne ou l’entreprise servant de secrétaire d’entreprise, y compris le nom, l’adresse à Hong Kong et les coordonnées. Il est légalement obligatoire d’avoir un secrétaire d’entreprise. 
• Administrateurs. Informations sur les administrateurs, y compris le nom complet, le numéro de document d’identité et l’adresse postale. Une personne morale peut également servir d’administrateur. L’exigence minimale est d’avoir au moins un administrateur. 
• Actionnaires. Pour les entreprises non cotées en bourse, le formulaire inclut des détails spécifiques sur les actionnaires, tels que le nom, le numéro de document d’identité et le nombre d’actions détenues par chacun. 

Il convient de garder à l’esprit que la Déclaration Annuelle ne consigne les détails de votre entreprise qu’à une certaine date (date anniversaire de l’entreprise). 

Tout changement doit être signalé au Registre des Entreprises par des notifications séparées pertinentes dans les 14 jours suivant leur introduction. Ces changements sont : 

• Toute modification du nom de l’entreprise. 
• Changements de l’adresse du siège social. 
• Changements du lieu de conservation du Registre des contrôleurs significatifs (s’il est conservé ailleurs que l’adresse enregistrée). 
• Changement d’administrateurs. 
• Changement des informations des administrateurs. 
• Changements dans les informations du secrétaire d’entreprise, y compris les nominations et les démissions. 

Le signalement en temps opportun et précis de ces changements garantit la conformité aux exigences réglementaires et aide à maintenir la bonne réputation de l’entreprise. 

Paiement des frais gouvernementaux 

Le paiement des frais d’État est une procédure obligatoire, dont l’exécution en temps opportun garantit le fonctionnement légal d’une entreprise à Hong Kong. Les frais d’État sont payés au Département des recettes intérieures et au Registre des entreprises. 

Les frais gouvernementaux pour l’enregistrement des entreprises sont périodiquement modifiés par le gouvernement de Hong Kong afin de maintenir un équilibre entre la stimulation du développement de l’entrepreneuriat et le renflouement du trésor public. Voici à quoi ressemblent ses tendances historiques récentes : 

Les frais gouvernementaux pour la Déclaration Annuelle au Registre des Entreprises de Hong Kong – 105 HK$. 

Cependant, veuillez noter que ces chiffres s’appliquent uniquement au paiement en temps opportun des frais – en cas de retard, des amendes et une augmentation du coût des frais d’État sont possibles. 

Tenue d’un Registre des Contrôleurs Significatifs (SCR) 

En vertu de la Loi d’amendement des sociétés de 2018, toutes les entreprises sont tenues de tenir un Registre des Contrôleurs Significatifs (SCR), qui inclut les personnes : 

Une personne ou une entité a un contrôle significatif sur une entreprise si une ou plusieurs des conditions suivantes sont remplies : 

1. La personne détient, directement ou indirectement, plus de 25 % des actions émises de l’entreprise ou, si l’entreprise n’a pas de capital social, un intérêt dans plus de 25 % du capital ou des bénéfices de l’entreprise. 
2. La personne détient, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote de l’entreprise. 
3. La personne détient, directement ou indirectement, le pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres du conseil d’administration de l’entreprise. 
4. La personne a le droit d’exercer, ou exerce effectivement, une influence ou un contrôle significatif sur l’entreprise. 
5. La personne a le droit d’exercer, ou exerce effectivement, une influence ou un contrôle significatif sur les affaires d’une fiducie ou d’une société qui n’est pas une personne morale mais dont les fiduciaires ou les membres satisfont à l’une des quatre premières conditions en relation avec l’entreprise. 

Il s’agit d’un registre fermé et il doit être conservé à l’adresse enregistrée de l’entreprise à Hong Kong. Si le SCR est conservé à une autre adresse à Hong Kong, ce fait doit être déclaré séparément au Registre des Entreprises de Hong Kong. De plus, une personne responsable de la conservation et de la mise à jour de ce registre, le soi-disant Représentant Désigné, doit être nommée. 

Seules les agences gouvernementales autorisées (Département des recettes intérieures, autorités policières, etc.) peuvent y accéder. 

Désignation d’un représentant pour le Registre des Contrôleurs Significatifs 

Une entreprise applicable doit nommer au moins un représentant pour aider aux questions liées au registre des contrôleurs significatifs de l’entreprise. 

Le représentant désigné est responsable de fournir l’assistance suivante : 

1. Assistance aux agents du Registre des Entreprises : 
   • Faciliter le processus de vérification de la conformité de l’entreprise aux dispositions pertinentes de cette Division. 
2. Assistance aux agents des forces de l’ordre : 
   • Aider les agents des forces de l’ordre à exercer leurs fonctions spécifiées en vertu de la loi de Hong Kong. 

En désignant un représentant, les entreprises garantissent la conformité aux exigences légales et soutiennent l’application des réglementations relatives au registre des contrôleurs significatifs. 

Réception des notifications des agences gouvernementales 

Comme mentionné précédemment, toutes les notifications des agences gouvernementales arrivent à l’adresse enregistrée de votre entreprise. Les principaux expéditeurs sont : 

• Le Département du recensement et des statistiques envoie des notifications sur la nécessité de participer à l’enquête sur l’emploi et les vacances pour compiler des statistiques. 
• Le Département du travail demande un rapport (IR56A Employer Return) indiquant que les employés reçoivent une rémunération sous forme de salaires et d’avantages. 
• Le Département des recettes intérieures envoie des demandes de paiement des frais d’enregistrement des entreprises et demande de déposer la Déclaration de l’impôt sur les bénéfices. 
• Le Registre des Entreprises de Hong Kong notifie la nécessité de fournir un rapport annuel sur la mise à jour des informations de l’entreprise dans le registre. 
• D’autres agences gouvernementales – tribunaux, droits d’auteur, migration, départements de licences, etc. peuvent également envoyer des documents à votre adresse enregistrée. 

Chez Vita Liberta Limited, nous recevons toutes ces notifications de nos clients et les notifions en conséquence. 

Assemblée Générale Annuelle (AGM) 

Une assemblée des actionnaires est obligatoire pour se conformer à la loi sur les sociétés de Hong Kong. Elle se tient après la fin de l’exercice financier dans les 9 mois pour les entreprises privées ou 6 mois pour les entreprises publiques. 

Lors de la réunion, les principaux contrôleurs de l’entreprise approuvent les états financiers, décident des dividendes et nomment les auditeurs. C’est un aspect important des affaires : lors de la réunion, la direction et les actionnaires se réunissent pour décider des questions importantes concernant le développement futur de l’entreprise. 

Dépôt de la Déclaration de l’impôt sur les bénéfices (PTR) 

La Déclaration de l’impôt sur les bénéfices (PTR) est une déclaration fiscale obligatoire pour les entreprises opérant à Hong Kong. Elle sert à déclarer les revenus, les dépenses et les bénéfices imposables d’une entreprise au Département des recettes intérieures (IRD) à des fins fiscales. 

Toutes les entités, y compris les sociétés, les partenariats et les entreprises individuelles, qui réalisent des bénéfices à Hong Kong sont tenues de soumettre une Déclaration de l’impôt sur les bénéfices. 

Délai de dépôt 

La Déclaration de l’impôt sur les bénéfices (PTR) doit être soumise dans les 30 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’entreprise ou à la date spécifiée sur le formulaire PTR reçu du Département des recettes intérieures (IRD). 

Exercice financier pour une entreprise de Hong Kong : 

• Premier exercice financier : Se termine dans les 18 mois suivant l’enregistrement de l’entreprise. 
• Exercices financiers suivants : Se terminent sur une base annuelle. 

Documents requis pour déposer la PTR 

• États financiers annuels : La PTR doit être accompagnée des états financiers annuels de l’entreprise. 
• Rapport d’audit : Un audit obligatoire des états financiers est requis. Cet audit implique l’analyse des documents financiers et la production d’un rapport d’audit, qui doit être joint aux états financiers annuels et soumis au Département des impôts de Hong Kong avec la PTR. 

Pénalités pour dépôt tardif 

• Ne pas respecter le délai de dépôt de la déclaration fiscale peut entraîner des amendes importantes allant de 1 200 HKD à 10 000 HKD. De plus, il y a un risque accru de perdre l’éligibilité aux incitations et exemptions fiscales. 

La soumission en temps opportun et précise de la PTR, ainsi que des états financiers requis et du rapport d’audit, est cruciale pour maintenir la conformité aux réglementations fiscales de Hong Kong et éviter les pénalités. 

Soumission des rapports sur le personnel 

Le gouvernement de Hong Kong surveille de près l’emploi de la main-d’œuvre, donc la tâche de chaque entreprise est de fournir des rapports sur tous ses employés en temps opportun et en totalité. Examinons les principaux formulaires de rapports. 

Formulaire 6F1 – salaires et contributions aux pensions 

Chaque année, chaque employeur est tenu de soumettre un rapport sur le formulaire 6(F)1 (la lettre varie en fonction du département de l’autorité fiscale), qui indique les données sur les salaires et les contributions au fonds de pension pour chaque employé de l’entreprise. Grâce à ce rapport, le Département du travail de Hong Kong surveille et contrôle strictement le respect des lois du travail et les garanties des droits des employés. 

Enquête trimestrielle sur l’emploi et les vacances 

L’enquête est menée par le Département du recensement et des statistiques de Hong Kong et vise à collecter des données à jour sur l’état du marché du travail de Hong Kong. La participation à l’enquête est une exigence obligatoire pour toutes les entreprises, car elle permet au gouvernement de suivre les changements dans le niveau d’emploi et de prendre des décisions sur la politique économique future de Hong Kong.