Le service de secrétaire vous permet d’économiser jusqu’à 50 % de votre budget et garantit une conformité totale avec la Loi sur les sociétés de Hong Kong.
Des services de secrétaire complets et un siège social fonctionnel sans intermédiaire
Déclaration annuelle de revenus et états financiers. Declaration nécessaire pour l‘imposition territoriale
Conformément à la section 658 de la Loi sur les sociétés, toute société doit avoir un siège social à Hong Kong. Celle-ci sert de lieu officiel de communication entre les autorités publiques de Hong Kong et la société. Les avis, demandes, exigences et autres documents officiels sont envoyés à l’adresse de l’entreprise.
En générale, le secrétaire de la société fournit le siège social aux sociétés. Le service est assuré pendant la durée du service de secretariat et doit être renouvelé chaque année.
Le secrétaire de la société garde un certificat d’incorporation d’entreprise valide pour votre société ainsi que les Registres des personnes détenant le contrôle dans le dossier de votre société. Il les garde à l’adresse d’enregistrement de la société.
Nous vous fournissons un siège social dans le Woon Lee Commercial Building de classe A, dans le prestigieux quartier des affaires de Tsim Sha Tsui, à Kowloon.
La Loi sur les sociétés de Hong Kong (Chap 622) exige la présence d’un secrétaire de société pour l’enregistrement et le fonctionnement continu de votre entité juridique. Le secrétaire assure la liaison entre votre organisation et les autorités gouvernementales.
À partir de la deuxième année, les fonctionnalités de votre secrétaire sont les suivantes :
- le paiement de la taxe gouvernementale lors du renouvellement de l’enregistrement de l’entreprise ;
- le paiement de la taxe gouvernementale pour le dépôt du formulaire d‘enregistrement annuel ;
- le rappel des dates de déclaration (renouvellement de l’enregistrement de l’entreprise auprès du Département des recettes intérieures, dépôt du formulaire d’enregistrement annuel NAR1 auprès du Registre des sociétés, dépôt de la déclaration d’impôt sur le revenu auprès du Département des recettes intérieures et préparation des états financiers annuels) ;
- la préparation et le dépôt du formulaire de déclaration NAR1 ;
- la tenue du registre des bénéficiaires effectifs ;
- le rappel des dates des réunions d’actionnaires ;
- la réception des notifications des autorités publiques au siège social (Autorités Statistiques, Département du travail, Département des recettes intérieures) ;
- la personne de contact officiel des autorités gouvernementales de Hong Kong tout au long de l’année.
Après paiement de la taxe d’enregistrement de l’État, le certificat d’enregistrement d’entreprise renouvelé pour la nouvelle année est reçu au siège social. Une copie scannée vous est envoyée. Le document original doit être gardé au siège social. Si nécessaire et moyennant des frais, ce document peut être apostillé et vous être envoyé (généralement requis par les banques en dehors de Hong Kong).
La déclaration annuelle est un rapport qui contient tous les détails de la société, tels que le siège social, les coordonnées des actionnaires, des directeurs et du secrétaire de la société. Les sociétés constituées à Hong Kong sont tenues de déposer ce rapport chaque année.
Nous effectuons le paiement de les frais d’État au Département des recettes intérieures de Hong Kong. Le coût des frais d’État annuelle est de 250 HK$.
Nous effectuons le paiement d’une taxe gouvernementale au Registre des sociétés de Hong Kong. Les frais d’État annuelle s’élève à 105 HK$ (à condition d’être payée à temps).
Conformément à l’amendement de 2018 de la Loi sur les sociétés de Hong Kong, une société constituée à Hong Kong est tenue d’identifier les personnes ayant un contrôle significatif sur la société (“ses membres clés”) et de tenir un Registre des personnes détenant le contrôle. Ce Registre est uniquement disponible sur demande auprès des autorités compétentes autorisées à Hong Kong (Registre des sociétés, Département des recettes intérieures, Autorités de Police et autres autorités compétentes).
Nous tenons à jour le Registre des personnes détenant le contrôle de votre entreprise conformément à la législation de Hong Kong.
Nous recevons toutes les demandes des autorités de Hong Kong au siège social de votre société, les traitons rapidement et en informons les personnes autorisées de la société.
En générale, les demandes suivantes parviennent au siège social :
- des Autorités Statistiques(enquête trimestrielle sur l’emploi et les postes vacants). Le Département du Recensement et des Statistiques mène des enquêtes trimestrielles sur l’emploi et les postes vacants dans les entreprises de différents secteurs afin d’établir des statistiques reflétant la dernière situation du marché du travail.
- du Département du travail (déclaration de l’employeur IR56A). La déclaration de l’employeur est un formulaire annuel indiquant ce que vos employés reçoivent en salaires et avantages.
- du Département des recettes intérieures de Hong Kong :
– Le certificat d’enregistrement d’entreprise est un document délivré par le Département des recettes intérieures de Hong Kong qui énumère les détails de l’entreprise et constitue l’une des conditions de base pour faire des affaires à Hong Kong.
– La déclaration annuelle d’impôt sur les bénéfices est un document délivré une fois par an aux entreprises. L’entreprise est tenue de remplir la déclaration et d’y joindre les comptes audités comme preuve des données.
- du Registre des sociétés de Hong Kong – déclaration annuelle, pour mettre à jour les coordonnées de la société dans le Registre des sociétés de Hong Kong
- D‘autres organismes publics, tels que les tribunaux, le Département de la propriété intellectuelle, le Département de l’immigration, les départements des licenсes.
- La date de creation de votre entreprise
La date de creation d’une entreprise à Hong Kong est associée aux documents suivants.
- Un rapport annuel pour mettre à jour les coordonnées de la société dans le Registre des sociétés de Hong Kong (Annual Return). La société doit déposer le rapport annuel auprès du registre des sociétés dans les 42 jours suivant la date de création de votre société. Il est donc important de soumettre les documents dans le temps imparti. Une soumission tardive peut entraîner une amende allant jusqu’à 3480 HK$.
- Certificat d’enregistrement des entreprises, qui doit être renouvelé dans un délai d’un mois.
Un renouvellement tardif peut entraîner une amende allant jusqu’à 300 HK$. En outre, toutes les transactions et opérations de la société, avec un certificat d’enregistrement d’entreprise valide, peuvent être contestées devant un tribunal comme étant inapplicables. Il est donc important de soumettre les documents dans le temps imparti.
- La date de fin d’exercice de l’entreprise.
- La date de dépôt de la déclaration de revenus auprès du Département des recettes intérieures est liée à la date de fin d’exercice de l’entreprise. Le premier exercice financier d’une société à Hong Kong peut durer jusqu’à 18 mois après sa constitution. Le non-respect de cette date limite pour le dépôt de la déclaration d’impôt entraîne une amende de 1 200 à 10 000 HK$ et en cas d’évasion fiscale, jusqu’à une responsabilité pénale.
- La date de fin d’exercice de la société est également importante pour l’Assemblée Générale Annuelle, qui se tient dans les 9 mois suivant la fin de l’exercice.
- Date de modification des documents de la société
- Si les personnes autorisées de la société changent de passeport, d’adresse de résidence, de nom ou de prénom, le Registre des Sociétés doit être notifié dans les 15 jours suivant le changement. Il est également nécessaire de notifier un changement de direction ou la démission d’un directeur dans les 15 jours qui suivent ce changement. Des modifications doivent être apporter au Registre des personnes détenant le contrôle.
Il est également nécessaire de signaler tout changement d’adresse de la société au Registre dans un délai de 15 jours et au Département des recettes intérieures dans un délai d’un mois.
La société doit, pour chaque exercice, tenir une Assemblée Générale Annuelle des Actionnaires dans les délais suivants :
- une société à responsabilité limitée de Hong Kong qui n’est pas une filiale d’une société publique – 9 mois après la fin de l’exercice ;
- toute autre société – 6 mois après la fin de l’exercice.
Dans le cas d’une Assemblée Générale Annuelle des Actionnaires, la période de préavis n’est pas inférieure à 21 jours.
Si les statuts exigent un délai de notification plus long, cela doit être notifié dans l’avis.
Il existe également certaines exceptions.
Nous vous informerons de la nécessité de tenir une Assemblée Générale des Actionnaires dans le cas échéant.
Le document délivré par le bureau d’enregistrement des sociétés de Hong Kong confirme que la société est conforme à la Loi sur les sociétés de Hong Kong. Cette loi exige que les sociétés déposent ce document auprès du Registre des sociétés de façon annuelle. Le document fourni également d’autres informations telles que : les coordonnées des actionnaires, des directeurs et du secrétaire de la société, l’adresse électronique du secrétaire, le siège social, l’adresse électronique de la société, le capital social, la forme de la société, l’adresse postale et des détails du passeport du directeur. Ce document reprend les informations disponibles auprès du Registre des sociétés de Hong Kong jusqu’à 42 jours maximum après la date de creation de chaque société.
Document délivré par le Département des recettes intérieures de Hong Kong confirmant que la société est conforme à la loi sur l’enregistrement des entreprises de Hong Kong. Cette loi exige que les sociétés déposent ce document auprès du Département de façon annuelle. Sans un certificat d’enregistrement d’entreprise valide, la société n’est pas autorisée à exercer ses activités et toutes les transactions conclues peuvent être invalidées. En outre, ce certificat doit contenir des informations sur le secteur d’activité de l’entreprise et son numéro d’identification fiscale.
Ce document a été élaboré dans le cadre de la modification de la Loi sur les sociétés de Hong Kong du 1er mars 2018. Toutes les sociétés privées de Hong Kong sont tenues d’identifier, de conserver et de maintenir à jour les informations sur les personnes de contrôle de la société en tenant un Registre.
Une personne morale ou une entité juridique est considéré comme une personne de contrôle si une ou plusieurs des cinq conditions suivantes sont remplies:
- La personne possède, directement ou indirectement, plus de 25% des actions émises d’une société ou, si la société n’a pas de capital social, une personne a le droit de participer directement ou indirectement à plus de 25% du capital ou des bénéfices de la société ;
- La personne possède, directement ou indirectement, plus de 25 % des actions avec droit de vote d’une société ;
- La personne a le pouvoir, directement ou indirectement, de nommer ou de révoquer la majorité des membres de la direction d’une société ;
- La personne n’a pas de contrôle formel mais a le pouvoir d’exercer ou exerce effectivement une influence ou un contrôle significatif sur une société ;
- La personne a le pouvoir d’exercer ou exerce une influence ou un contrôle considérable sur les activités d’une fiducie ou d’une entreprise qui n’est pas une entité juridique mais dont les fiduciaires ou les membres remplissent l’une des quatre premières conditions par rapport à l’entreprise.
Le Registre des des personnes détenant le contrôle peut être gardé au siège social de la société ou à tout autre endroit à Hong Kong. Le Registre doit contenir les informations nécessaires sur les personnes qui exercent le contrôle ainsi que le nom et les coordonnées du représentant désigné de la société. Il doit être ouvert à l’inspection sur demande des agents chargés de l’application de la loi.
Selon la Loi sur les sociétés de Hong Kong, toute société de Hong Kong est dans l’obligation de tenir au moins une Assemblée Générale des Actionnaires par an. Celle-ci doit être tenue dans un délai déterminé, conformément à la section 610 de la Loi sur les sociétés de Hong Kong :
- pour les entreprises privées, neuf mois après la fin de l’exercice ;
- pour les autres entreprises – six mois après la fin de l’exercice ;
- dans le cas de sociétés récemment créées, et si le premier exercice dépasse une période de 12 mois,
- Générale Annuelle des Actionnaires doit se tenir à la date la plus proche possible, c’est-à-dire neuf mois après la date de creation de la société ou trois mois après la fin de l’exercice comptable de la société (pour les sociétés privées). Pour les autres types d’entreprises, 6 mois et 3 mois respectivement.
Les sociétés à membre unique et les sociétés dormantes sont exemptées de la tenue d’Assemblées Générales Annuelles des Actionnaires.
Chine, Inde, Royaume-Uni, France, Espagne, Venezuela, États-Unis, Suisse, Autriche, Finlande, Allemagne, Mexique, Australie, Thaïlande, Chypre, Vietnam, Bangladesh, Emirats Arabes Unis, Corée du Sud, Indonésie, Monténégro, Argentine, Chili, Brésil, Afrique du Sud, Canada, Kazakhstan, Russie, Ukraine, Moldavie, Turquie.
FAQ
Conformément à l’ordonnance sur les sociétés, toute société enregistrée à Hong Kong est tenue d’avoir un secrétaire agréé – une personne résidant à Hong Kong ou une société ayant un bureau à Hong Kong.
Un secrétaire s’assure que votre société respecte le droit des sociétés de Hong Kong.
Il est important de noter que le terme “secrétaire” ne désigne pas un assistant personnel, mais une personne chargée de veiller à ce que vous respectiez la législation locale. Il s’agit d’une société professionnelle qui répond à de nombreux critères statutaires et qui est autorisée à fournir ces services conformément à la loi loi de Hong Kong.
- Dépôt de la déclaration annuelle (NAR1) au Registre de Hong Kong dans le temps imparti ;
- Renouvellement du certificat d’enregistrement d’entreprise à Hong Kong dans le temps imparti;
- Paiement des frais annuels au Registre des sociétés et au Département des recettes intérieures de Hong Kong dans le temps imparti ;
- Tenue du Registre des personnes de contrôle, ainsi que d’autres registres ;
- Préparation des documents relatifs aux réunions annuelles ;
- Mise à disposition d’un siège social ;
- Réception de la correspondance des autorités gouvernementales de Hong Kong et information les personnes autorisées de la société.
